Witamy na stronie internetowej Archiwum Terra
Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Archiwum Terra
Przygotowaliśmy wiele gotowych dokumentów, które wystarczy jedynie wypełnić.
Zapraszamy do kontaktu z Archiwum Terra

REGULAMIN

świadczenia usług

 

Archiwum- Digitalizacja TERRA Sp. z o. o.

 

§1

 

  1. Miejscem świadczenia Usług jest siedziba firmy
  2. Usługi świadczone są od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do godz. 15.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

 

§2

Zakres świadczonych usług

 

  1. Archiwizacja dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej
  1. Porządkowanie – zakres usługi porządkowania obejmuje następujące czynności uzgodnione i przeanalizowane przez przedstawicieli TERRA i klienta, uzależnione od stanu dokumentów ich kategorii archiwalnej oraz specyficznych wymagań
  • kompletowanie luźnych dokumentów
  • kontrolę zawartości pojemników/teczek/
  • kontrolę opisu teczek
  • wymianę zniszczonych teczek na nowe
  • zszycie dokumentów
  • ułożenie teczek we właściwej kolejności
  • opracowanie spisu akt
  • naniesienie na teczki sygnatury archiwalnej

1.2 Przechowywanie – zakres usługi przechowywania obejmuje następujące czynności

  • wizyta w siedzibie klienta w celu wybrania sposobu katalogowania oraz uzgodnienia szczegółów technicznych
  • spakowanie dokumentacji w pojemniki kartonowe i sporządzenie listy pojemników
  • przewiezienie zapełnionych pojemników do siedziby TERRA Sp. z o. o.
  • zaprowadzenie ewidencji w systemie komputerowym i oznaczenie pojemników
  • umieszczenie pojemników na specjalistycznych regałach
  • zapewnienie odpowiednich warunków /wilgotność, temperatura, bezpieczeństwo/
  • udostępnianie dokumentacji klientowi
  • niszczenie po upływie okresu przechowywania

1.3 Niszczenie – dokumentacja niszczona jest w siedzibie TERRA Sp. z o. o. na poziomie III C klasy tajności zgodnie z normą DIN 66399 z zachowaniem Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

  • oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)

Zakres usługi niszczenia dokumentacji obejmuje dokumenty przechowywane w Archiwum TERRA Sp. z o. o. po upływie okresu ich przechowywania lub też może stanowić usługę polegającą na:

  • czyszczeniu dokumentów z materiałów obcych nie będących papierem
  • pakowanie w bardzo mocne worki
  • transport od klienta do miejsca niszczenia dokumentacji
  • niszczenie dokumentów
  • niszczenie cyfrowych nośników danych (dyski twarde, Płyty CD, DVD, dyskietki)
  • sporządzenie protokołu i certyfikatu niszczenia dokumentów i nośników danych
  • możliwość nadzoru przez pracowników klienta procesu niszczenia

1.4 Digitalizacja – usługa ta zapewnia otrzymanie obrazów dokumentacji w dowolnych formatach oraz zapisanie ich na nośniku CD, DVD , twardy dysk

  • szybkie i dobre jakościowo skanowanie
  • przechowywanie danych w oszczędny sposób
  • łatwy szybki dostęp do informacji

 

§2

Zasady przejmowania dokumentów na przechowywanie, jej ewidencjonowania i przechowywania

 

  1. Przetransportowanie całości zbioru archiwalnego w stanie niepogorszonym do miejsca składowania po dokonaniu archiwizacji
  2. Dokonanie archiwizacji, porządkowania, konserwacji całego zasobu aktowego w tym
  • akta kategorii „A” – dokonywanie ekspertyz w porozumieniu z Archiwum Państwowym wg zachodzących potrzeb
  • akta kategorii „B” – zawierające dokumentację pracowniczą sporządzeniu spisu zdawczo – odbiorczego zasobu aktowego

1.3 Porządkowanie całego zbioru po przekazaniu oraz uzyskaniu zezwolenia archiwum Państwowego na brakowanie akt jeżeli zbór będzie tego wymagał.

Zakres dokonywanych przez wykonawcę prac archiwizacyjnych obejmuje w szczególności:

  • klasyfikacje dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych
  • systematyzacje akt wg komórek organizacyjnych
  • ich klasyfikacje w układzie rzeczowym
  • formowanie jednostek archiwalnych oraz weryfikowanie i uzupełnianie ich opisu
  • opracowanie środków ewidencyjnych, odrębnie dla materiałów archiwalnych (kategoria A) i nie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)
  • wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania i uzyskaniem potwierdzenia zniszczenia

1.4 Wykonywanie innych prac określonych Zarządzeniem Naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych

  • bieżąca konserwacja zbioru
  • szczególne zabezpieczenie zbioru na życzenie klienta
  • ułożenie całego zbioru we wskazanym przez zamawiającego miejscu, o ile jest to miejsce inne niż Archiwum TERRA Sp. z o. o.
  • wydawanie zaświadczeń tj. zaświadczenia pracy, czy druki Rp-7, zaświadczenia o pobieraniu zasiłków ZUS po 14.09.1991 itp.

 

§3

Ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi: miejsce świadczenia usług, tryb przyjmowania interesantów, sposób i termin udostępniania dokumentacji

 

  1. Archiwum-Digitalizacja TERRA Sp. z o. o. zwane dalej Archiwum, udostępnia dokumentację niearchiwalną, której jest przechowawcą .
  2. Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej z zasobu Archiwum może odbywać się bezpośrednio na miejscu lub korespondencyjnie.
  3. W przypadku udostępniania dokumentacji na miejscu można z niej skorzystać oraz uzyskać na jej podstawie odpisy i kopie.
  4. Korespondencyjne udostępnianie dokumentacji odbywa się jedynie poprzez wydawanie odpisów i kopii.
  5. Dokumentacja niearchiwalne udostępniana jest na miejscu w godzinach pracy Archiwum.
  6. Z bezpośredniego udostępniania dokumentów mogą korzystać osoby fizyczne działające we własnym imieniu lub będące upoważnionymi pełnomocnikami podmiotów zainteresowanych.
  7. Podmiot, który nie jest osobą fizyczną , chcąc korzystać ze zborów Archiwum, powinien wskazać swojego przedstawiciela – osobę fizyczną, którą upoważnia do korzystania z dokumentów.
  8. Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępniane są wyłącznie osobom, których dokumentacja dotyczy, oraz organom emerytalno-rentowym, a także uprawnionym organom administracji państwowej i organom wymiaru sprawiedliwości w przypadkach przewidzianych prawem.
  9. Każda osoba, która zamierza korzystać z dokumentacji niearchiwalnej z zasobu Archiwum , składa wniosek, w którym zobowiązana jest wskazać:
  • interes prawny do korzystania z dokumentacji
  • cel wykorzystania dokumentacji
  • zakres potrzebnych materiałów

Podane we wniosku dane są wykorzystywane tylko w zakresie niezbędnym do zarządzania udostępnianiem dokumentacji, na poziomie III C klasy tajności zgodnie z normą DIN 66399 z zachowaniem Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)

  1. Archiwum zastrzega sobie prawo odmowy udostępniania dokumentacji w przypadku braku interesu prawnego osób zainteresowanych.

Udostępnianie dokumentacji może zostać również ograniczone w przypadku, gdy przepisy prawa chronią wybrane kategorie informacji.

  1. Dokumentacja udostępniania jest na podstawie zamówienie (rewersu). Zamówienie wypełnia się osobno dla każdej jednostki dokumentacji niearchiwalnej.

 

  • udostępnianiu podlega jedynie dokumentacja zewidencjonowana
  • użytkownik może jednorazowo otrzymać maksymalnie 5 jednostek dokumentacji niearchiwalnej
  • zamówienia realizowane są w terminie do 40 dni roboczych. W przypadku gdy zamówione dokumenty wymagają dodatkowego przygotowania mogą być realizowane w późniejszym terminie zależnym od prac przygotowawczych. Po zawiadomieniu telefonicznym lub pisemnym klienta.
  • zamówienia realizowane mogą być w trybie ekspresowym tj. do 14 dni roboczych po uiszczeniu dodatkowej opłaty przez klienta zgodnej z cennikiem
  • istnieje możliwość przesyłania pocztą, faksem, lub e-mailem wcześniejszego zamówienia na udostępnianie akt z podaniem terminu korzystania z nich.
  • po zapoznaniu się z dokumentami korzystający zwraca je pracownikowi archiwum
  1. Użytkownik korzystający z dokumentów w ramach złożonego zamówienia, nie może ingerować w jej układ i treść oraz zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek , uwag i znaków zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo
  • wnoszenie pomocy ewidencyjnych jest zabronione
  • podczas korzystania z dokumentacji nie wolno używać przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących i łatwopalnych).
  • udostępnianie dokumentacji nie upoważnia do samodzielnego jej reprodukowania
  • posługiwanie się własnymi urządzeniami kopiującymi jest dopuszczalne pod warunkiem uzyskania zgody pracownika Archiwum o ile archiwum nie jest w stanie zrealizować tej usługi, a użytkownik uzasadni potrzebę zastosowania określonej przezeń techniki kopiowania.
  • użytkownik może otrzymać kserokopie dokumentów na podstawie pisemnego zamówienia
  1. Byłym pracownikom jednostek, których dokumentacja została złożona w archiwum wydawane są odpisy i kopie dokumentów wyłącznie na podstawie złożonego pisemnego wniosku.
  • odpisy i kopie dokumentów, są wydawane w terminie do 40 dni roboczych. W przypadku gdy zamówione dokumenty wymagają dodatkowego przygotowania mogą być realizowane w późniejszym terminie zależnym od prac przygotowawczych. Po zawiadomieniu telefonicznym lub pisemnym klienta.
  • zamówienia realizowane mogą być w trybie ekspresowym tj. do 14 dni

 

  1. Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora, który złożył w archiwum dokumentację likwidowanej jednostki, oryginały żądanej dokumentacji mogą być wydane poza Archiwum. Wniosek powinien zawierać zobowiązanie zwrotu dokumentacji po jej wykorzystaniu w terminie nie przekraczającym daty ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego.

 

§4

Dodatkowe usługi opracowywania kwerend pracowniczych

 

  1. Udowadnianie okresu zatrudnienia.
  • na podstawie ksiąg ewidencji, ksiąg pracowników zatrudnionych, zwolnionych itp.
  • umów, pism znajdujących się w aktach osobowych
  • świadectw pracy i ich weryfikacja
  1. Obliczanie wysokości wynagrodzeń z dokumentów z zasobu archiwum lub dokumentów prywatnych dostarczonych przez klienta.
  1. Obliczanie wysokości wynagrodzenia osób przebywających na eksporcie na podstawie analogii do pracowników zatrudnionych w tym samym zakładzie pracy w danym okresie w kraju.
  2. Obliczanie wysokości wynagrodzenia osobom, dla których brak dokumentów płacowych na podstawie analogii do osób zatrudnionych na tym samym stanowisku w tym samym zakładzie pracy (metoda porównawcza)
  3. Udowadnianie i zaświadczanie okresu pracy w szczególnych warunkach poprzez
  • zakwalifikowanie pracy do właściwych przepisów i zarządzeń branżowych
  • wyszukiwanie dokumentów potwierdzających pracę na stanowisku w szczególnych warunkach
  • wyszukiwanie z zasobu dokumentów danego zakładu zarządzeń o kwalifikacji danego stanowiska pracy do I kategorii zatrudnienia.

 

§5

Wysokość opłat pobieranych za usługi

 

  1. Cennik usług archiwizacyjnych, dostępny w Archiwum, nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, lecz propozycję wyceny usługi świadczonej przez to Archiwum.

 

§6

Procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentów

 

Brakowanie akt w trakcie prac archiwizacyjnych z uwagi na upłynięcie terminu przechowywania poddaje się procesowi zniszczenia z zachowaniem przypisanych prawem norm poprzez:

  1. Wydzielenie wybrakowanych akt z zasobów.
  2. Sporządzenie spisu akt wybrakowanych
  3. Wystąpienie o zgodę na brakowanie do właściwego Archiwum Państwowego (dot. fim pod nadzorem Archiwum Państwowego)
  4. Dokonanie fizycznej likwidacji akt na profesjonalnej niszczarce będącą własnością Archiwum TERRA Sp. z o. o., na życzenie w obecności zleceniodawcy
  5. Wydanie certyfikatu zniszczenia akt

Niszczenie dokumentów i nośników danych (twarde dyski płyty CD, DVD, dyskietki) pomaga między innymi w:

  1. Zabezpieczeniu poufnych i tajnych danych w tym informacji przed dostępem do nich osób nieuprawnionych.
  2. Przestrzegać przepisy ustawy o odpadach (Dz. U. Nr 62 poz 628 z 2001 r.) i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)
  3. chronienia własnych danych

 

§7

Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z regulaminem i stosować się do zapisanych w nim paragrafów .

 

Cennik Tabela I

w zakresie akt osobowo-płacowych

 

Odpis świadectwa pracy

_35,00 zł

Odpis skrócony wysokości zarobków Rp-7

4,00 zł(za każdy rok)

Odpis pozostałych świadectw (umowa o pracę, angaż itp.)

8,00 zł(za każdą rozpoczętą stronę A4)

Zaświadczenie o braku dokumentacji

_50,00 zł

Kopia świadectwa pracy

_17,00 zł

Kopia zaświadczenia o wysokości zarobków

4,00 zł(za każdą rozpoczętą stronę A4)

Kopia pozostałych świadectw

4,00 zł(za każdą rozpoczętą stronę A4)

Kopia strony z list płac,

kartotek zarobkowych i zasiłkowych

4,00 zł(za każdą rozpoczętą stronę A4)

 

Podstawa Prawna: Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. (Dz. U. 2005 nr 28, poz. 240).

 

Cennik Tabela II

w zakresie innych usług archiwum

 

Pisemna informacja o stanie zasobów aktowych

100,00 zł

Wypożyczenia 1 jednostki oryginałów akt

200,00 zł (do ceny należy doliczyć opłatę za pracę archiwisty)

Uwaga: w cenę wliczone są koszty zabezpieczenia zbioru poprzez digitalizację wypożyczonych jednostek dokumentacji.

1 roboczogodzina pracy archiwisty

87,00 zł

Opracowanie kwerend pracowniczych:

238,21 zł – do 6 miesięcy

350,40 zł – do roku

389,43 zł – do 3 lat

486,18 zł – powyżej 3 lat

Udowodnienie pracy w szczególnych warunkach

439,03 zł

Usługa ekspresowa do 14 dni

161,79 zł

Kserokopie dokumentów znajdujących się w aktach medycznych i szkolnych potwierdzone za zgodność z oryginałem

238,21 zł

Opracowanie dokumentacji dotyczącej przebiegu studiów w WSAP

486,18 zł

Udostępnianie dokumentacji na potrzeby Sądu i innych jednostek administracji państwowej wraz z zabezpieczeniem zbioru.


Podstawa Prawna: KPC art. 251 zdanie 2.

200,00 zł -1 jednostka akt + roboczogodzina pracy archiwisty

 

Uwaga:

  • W przypadku gdy zamawiana jest dokumentacja z więcej niż z jednego zakładu pracy, każdy zakład jest traktowany jak osobny wniosek.
  • Strony dokumentacji większej niż A4 są przeliczane na format A4 np. A3 = 2xA4
  • Dokumentacja formatu mniejszego niż A4 liczona jest jako strona A4 np. A5 = A4
  • Wszystkie ceny podane w cenniku są cenami netto (stawka vat 23%)