Archiwum-Digitalizacja TERRA Sp. z o. o.
ul. Kościuszki 8, 62-051 Wiry
tel: 61 810 66 73, kom 600 493 974, 696 542 371, www.archterra.pl, e-mail:
REGULAMIN świadczenia usług
Archiwum- Digitalizacja TERRA Sp. z o. o.
§1
- Miejscem świadczenia Usług jest siedziba firmy
- Usługi świadczone są od poniedziałku do czwartku w godz. od 9.00 do godz. 15.00 z wyłączeniem dniu ustawowo wolnych od pracy.
- Wnioski na opracowanie dokumentacji przyjmowane są telefonicznie w dniach od poniedziałku do czwartku w godzinach od 10.00-14.00
§2
Zakres świadczonych usług
1. Archiwizacja dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej
1.1 Porządkowanie
Zakres usługi porządkowania obejmuje następujące czynności uzgodnione i przeanalizowane przez przedstawicieli TERRA i klienta, uzależnione od stanu dokumentów ich kategorii archiwalnej oraz specyficznych wymagań:
- kompletowanie luźnych dokumentów
- kontrolę zawartości pojemników/teczek/
- kontrolę opisu teczek
- wymianę zniszczonych teczek na nowe
- zszycie dokumentów
- ułożenie teczek we właściwej kolejności
- opracowanie spisu akt
- naniesienie na teczki sygnatury archiwalnej
1.2 Przechowywanie
Zakres usługi przechowywania obejmuje następujące czynności:
- wizyta w siedzibie klienta w celu wybrania sposobu katalogowania oraz uzgodnienia szczegółów technicznych
- spakowanie dokumentacji w pojemniki kartonowe i sporządzenie listy pojemników
- przewiezienie zapełnionych pojemników do siedziby TERRA Sp. z o. o.
- zaprowadzenie ewidencji w systemie komputerowym i oznaczenie pojemników
- umieszczenie pojemników na specjalistycznych regałach
- zapewnienie odpowiednich warunków /wilgotność, temperatura, bezpieczeństwo/
- udostępnianie dokumentacji klientowi
- niszczenie po upływie okresu przechowywania
1.3 Niszczenie
Dokumentacja oraz nośniki danych niszczone są w siedzibie TERRA Sp. z o. o. na poziomie III C klasy tajności zgodnie z normą DIN 66399 z zachowaniem Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)
Zakres usługi niszczenia dokumentacji obejmuje dokumenty przechowywane w Archiwum TERRA Sp. z o. o. po upływie okresu ich przechowywania lub też może stanowić usługę polegającą na:
- czyszczeniu dokumentów z materiałów obcych nie będących papierem
- pakowanie w bardzo mocne worki
- transport od klienta do miejsca niszczenia dokumentacji
- niszczenie dokumentów
- niszczenie cyfrowych nośników danych (dyski twarde, Płyty CD, DVD, dyskietki)
- sporządzenie protokołu i certyfikatu niszczenia dokumentów i nośników danych
- możliwość nadzoru przez pracowników klienta procesu niszczenia
1.4 Digitalizacja
Usługa ta zapewnia otrzymanie obrazów dokumentacji w dowolnych formatach oraz zapisanie ich na nośniku CD, DVD, twardy dysk:
- szybkie i dobre jakościowo skanowanie
- przechowywanie danych w oszczędny sposób
- łatwy szybki dostęp do informacji
§2
Zasady przejmowania dokumentów na przechowywanie, jej ewidencjonowania i przechowywania
- Przetransportowanie całości zbioru archiwalnego w stanie niepogorszonym do miejsca składowania przed dokonaniem archiwizacji
- Dokonanie archiwizacji, porządkowania, konserwacji całego zasobu aktowego w tym:
- akta kategorii „A” – dokonywanie ekspertyz w porozumieniu z Archiwum Państwowym wg zachodzących potrzeb
- akta kategorii „B” – zawierające dokumentację pracowniczą sporządzeniu spisu zdawczo – odbiorczego zasobu aktowego
- Porządkowanie całego zbioru po przekazaniu oraz uzyskaniu zezwolenia archiwum Państwowego na brakowanie akt jeżeli zbór będzie tego wymagał.
Zakres dokonywanych przez wykonawcę prac archiwizacyjnych obejmuje w szczególności:
- klasyfikacje dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych
- systematyzacje akt wg komórek organizacyjnych
- ich klasyfikacje w układzie rzeczowym
- formowanie jednostek archiwalnych oraz weryfikowanie i uzupełnianie ich opisu
- opracowanie środków ewidencyjnych, odrębnie dla materiałów archiwalnych (kategoria A) i nie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)
- wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania i uzyskaniem potwierdzenia zniszczenia
1.4 Wykonywanie innych prac określonych Zarządzeniem Naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych:
- bieżąca konserwacja zbioru
- szczególne zabezpieczenie zbioru na życzenie klienta
- ułożenie całego zbioru we wskazanym przez zamawiającego miejscu, o ile jest to miejsce inne niż Archiwum TERRA Sp. z o. o.
§3
Ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi: miejsce świadczenia usług, tryb przyjmowania interesantów, sposób i termin udostępniania dokumentacji
- Archiwum-Digitalizacja TERRA Sp. z o. o. zwane dalej Archiwum, udostępnia dokumentację niearchiwalną, której jest przechowawcą.
- Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej z zasobu Archiwum może odbywać się bezpośrednio na miejscu lub korespondencyjnie.
- W przypadku udostępniania dokumentacji na miejscu można z niej skorzystać oraz uzyskać na jej podstawie odpisy i kopie.
- Korespondencyjne udostępnianie dokumentacji odbywa się jedynie poprzez wydawanie odpisów i kopii.
- Dokumentacja niearchiwalne udostępniana jest na miejscu w godzinach pracy Archiwum.
- Z bezpośredniego udostępniania dokumentów mogą korzystać osoby fizyczne działające we własnym imieniu lub będące upoważnionymi pełnomocnikami podmiotów zainteresowanych.
- Podmiot, który nie jest osobą fizyczną , chcąc korzystać ze zborów Archiwum, powinien wskazać swojego przedstawiciela – osobę fizyczną, którą upoważnia do korzystania z dokumentów.
- Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępniane są wyłącznie osobom, których dokumentacja dotyczy, oraz organom emerytalno-rentowym, a także uprawnionym organom administracji państwowej i organom wymiaru sprawiedliwości w przypadkach przewidzianych prawem.
- Każda osoba, która zamierza korzystać z dokumentacji niearchiwalnej z zasobu Archiwum , składa wniosek, w którym zobowiązana jest wskazać:
- interes prawny do korzystania z dokumentacji
- cel wykorzystania dokumentacji
- zakres potrzebnych materiałów
Podane we wniosku dane są wykorzystywane tylko w zakresie niezbędnym do zarządzania udostępnianiem dokumentacji, na poziomie III C klasy tajności zgodnie z normą DIN 66399 z zachowaniem Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)
- Archiwum zastrzega sobie prawo odmowy udostępniania dokumentacji w przypadku braku interesu prawnego osób zainteresowanych. Udostępnianie dokumentacji może zostać również ograniczone w przypadku, gdy przepisy prawa chronią wybrane kategorie informacji.
- Dokumentacja udostępniania jest na podstawie zamówienie (rewersu). Zamówienie wypełnia się osobno dla każdej jednostki dokumentacji niearchiwalnej.
- udostępnianiu podlega jedynie dokumentacja zewidencjonowana
- użytkownik może jednorazowo otrzymać maksymalnie 5 jednostek dokumentacji niearchiwalnej
- zamówienia realizowane są w terminie 40 dni roboczych. W przypadku gdy zamówione dokumenty wymagają dodatkowego przygotowania mogą być realizowane w późniejszym terminie zależnym od prac przygotowawczych. Po zawiadomieniu telefonicznym lub pisemnym klienta.
- zamówienia realizowane mogą być w trybie ekspresowym tj. do 14 dni roboczych po uiszczeniu dodatkowej opłaty przez klienta zgodnej z cennikiem
- istnieje możliwość przesyłania pocztą, faksem, lub e-mailem wcześniejszego zamówienia na udostępnianie akt z podaniem terminu korzystania z nich.
- po zapoznaniu się z dokumentami korzystający zwraca je pracownikowi archiwum
- Użytkownik korzystający z dokumentów w ramach złożonego zamówienia, nie może ingerować w jej układ i treść oraz zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek , uwag i znaków zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo:
- wnoszenie pomocy ewidencyjnych jest zabronione
- podczas korzystania z dokumentacji nie wolno używać przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących i łatwopalnych).
- udostępnianie dokumentacji nie upoważnia do samodzielnego jej reprodukowania
- posługiwanie się własnymi urządzeniami kopiującymi jest dopuszczalne pod warunkiem uzyskania zgody pracownika Archiwum o ile archiwum nie jest w stanie zrealizować tej usługi, a użytkownik uzasadni potrzebę zastosowania określonej przezeń techniki kopiowania.
- użytkownik może otrzymać kserokopie dokumentów na podstawie pisemnego zamówienia
- Byłym pracownikom jednostek, których dokumentacja została złożona w archiwum wydawane są odpisy i kopie dokumentów wyłącznie na podstawie złożonego pisemnego wniosku:
- odpisy i kopie dokumentów, są wydawane w terminie 40 dni roboczych. W przypadku gdy zamówione dokumenty wymagają dodatkowego przygotowania mogą być realizowane w późniejszym terminie zależnym od prac przygotowawczych. Po zawiadomieniu telefonicznym lub pisemnym klienta.
- zamówienia realizowane mogą być w trybie ekspresowym tj. 14 dni
- Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora, który złożył w archiwum dokumentację likwidowanej jednostki, oryginały żądanej dokumentacji mogą być wydane poza Archiwum. Wniosek powinien zawierać zobowiązanie zwrotu dokumentacji po jej wykorzystaniu w terminie nie przekraczającym daty ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego.
- Wgląd do systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych mają tylko uprawnieni pracownicy Archiwum-Digitalizacja TERRA Sp. z o. o.
- Każdy pracownik upoważniony do obsługi systemu informatycznego przetwarzającego dane osobowe otrzymuje swój indywidualny login i hasło.
- W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy pracownika upoważnionego do obsługi systemu informatycznego przetwarzającego dane osobowe, wszelkie uprawnienia do dostępu do systemu informatycznego są blokowane.
- Zarówno Pracownicy Archiwum jak i interesanci wykonujący swoje zadania na terenie i sprzęcie komputerowym należącym do Archiwum są zobowiązani do zachowania tak zwanej zasady „czystego biurka i czystego ekranu” to znaczy:
- po skończonej pracy są oni zobowiązani do posprzątania swojego stanowiska pracy i złożenia dokumentacji, na której pracowali do zamykanych szafek.
- w przypadku przerwania pracy na sprzęcie komputerowym w trakcie jej trwania wygaszenie ekranu musi nastąpić w czasie nie dłuższym niż 1min. Ponowne uruchomienie sprzętu komputerowego musi być zainicjowane poprzez ponowne logowanie.
- Wszelkie nowe systemy informatyczne instalowane na sprzęcie komputerowym należącym do Archiwum muszą zostać przetestowana i środowisku testowym nie zależnym od sieci i systemu, w którym funkcjonuje firma
§4
Ogólne zasady zbywania sprzętu elektronicznego
- Firma Archiwum-Digitalizacja TERRA nie zajmuje się zbywaniem sprzętu komputerowego.
- W przypadku sprzętu uszkodzonego system jeżeli to możliwe zostaje przywrócony do ustawień fabrycznych. Jeżeli nie ma możliwość powrotu do ustawień fabrycznych sprzęt komputerowy podlega likwidacji i złomowaniu po uprzednim usunięciu części mogących przechowywać i gromadzić dane(dyski twarde) następnie dyski twarde zostają zniszczone w sposób mechaniczny na poziome H3 zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)
§5
Dodatkowe usługi opracowywania kwerend pracowniczych
- Udowadnianie okresu zatrudnienia:
- na podstawie ksiąg ewidencji ksiąg pracowników zatrudnionych, zwolnionych itp.
- umów, pism znajdujących się w aktach osobowych
- świadectw pracy i ich weryfikacja
- Obliczanie wysokości wynagrodzeń z dokumentów z zasobu archiwum lub dokumentów prywatnych dostarczonych przez klienta.
- Obliczanie wysokości wynagrodzenia osób przebywających na eksporcie na podstawie analogii do pracowników zatrudnionych w tym samym zakładzie pracy w danym okresie w kraju.
- Obliczanie wysokości wynagrodzenia osobom, dla których brak dokumentów płacowych na podstawie analogii do osób zatrudnionych na tym samym stanowisku w tym samym zakładzie pracy (metoda porównawcza)
- Udowadnianie i zaświadczanie okresu pracy w szczególnych warunkach poprzez:
- zakwalifikowanie pracy do właściwych przepisów i zarządzeń branżowych
- wyszukiwanie dokumentów potwierdzających pracę na stanowisku w szczególnych warunkach
- wyszukiwanie z zasobu dokumentów danego zakładu zarządzeń o kwalifikacji danego stanowiska pracy do I kategorii zatrudnienia.
§6
Wysokość opłat pobieranych za usługi
1. Cennik usług archiwizacyjnych, dostępny w Archiwum, nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, lecz propozycję wyceny usługi świadczonej przez to Archiwum.
§7
Procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentów
Brakowanie akt w trakcie prac archiwizacyjnych z uwagi na upłynięcie terminu przechowywania poddaje się procesowi zniszczenia z zachowaniem przypisanych prawem norm poprzez:
- Wydzielenie wybrakowanych akt z zasobów.
- Sporządzenie spisu akt wybrakowanych
- Wystąpienie o zgodę na brakowanie do właściwego Archiwum Państwowego (dot. firm pod nadzorem Archiwum Państwowego)
- Dokonanie fizycznej likwidacji akt na profesjonalnej niszczarce będącą własnością Archiwum TERRA Sp. z o. o., na życzenie w obecności zleceniodawcy
- Wydanie certyfikatu zniszczenia akt
Niszczenie dokumentów i nośników danych (twarde dyski płyty CD, DVD, dyskietki. Dyski twarde) pomaga między innymi w:
- Zabezpieczeniu poufnych i tajnych danych w tym informacji przed dostępem do nich osób nieuprawnionych.
- Przestrzegać przepisy ustawy o odpadach (Dz. U. Nr 62 poz 628 z 2001 r.) i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. ... oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)
- chronienia własnych danych
§8
Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z regulaminem i stosować się do zapisanych w nim paragrafów.
§9
Zasady prowadzenia działalności stosowane przez Archiwum – Digitalizacja TERRA
Spółka z ograniczona odpowiedzialnością Wirach.
- Działalność prowadzona jest zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej oraz Kodeksu spółek handlowych.
- Wszystkie działania podejmujemy w oparciu o zasady określone aktami prawnymi przywołanymi w ust.1 z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, poszanowania dobrych obyczajów oraz ochrony praw i wolności konsumentów i przedsiębiorców.
- Archiwum-Digitalizacja TERRA Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za decyzje, postanowienia oraz rozstrzygnięcia wydawane przez Sądy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Urzędy Skarbowe, które opierają się na dokumentach lub opracowaniach udostępnionych przez naszą Spółkę.
Cennik Tabela I
w zakresie akt osobowo-płacowych
- Odpis świadectwa pracy — 79,00 zł
- Odpis skrócony wysokości zarobków Rp-7 — 9,00 zł (za każdy rok)
- Odpis pozostałych świadectw (umowa o pracę, angaż itp.) — 9,00 zł (za każdą rozpoczętą stronę A4)
- Zaświadczenie o braku dokumentacji — 100,00 zł
- Kopia świadectwa pracy — 39,00 zł
- Kopia zaświadczenia o wysokości zarobków — 9,00 zł (za każdą rozpoczętą stronę A4)
- Kopia pozostałych świadectw — 18,00 zł (za każdą rozpoczętą stronę A4)
- Kopia strony z list płac, kartotek zarobkowych i zasiłkowych — 9,00 zł (za każdą rozpoczętą stronę A4)
Podstawa Prawna: Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. (Dz. U. 2005 nr 28, poz. 240).
Cennik Tabela II
w zakresie innych usług archiwum
- Pisemna informacja o stanie zasobów aktowych — 200,00 zł
- Wypożyczenia 1 jednostki oryginałów akt — 200,00 zł (do ceny należy doliczyć opłatę za pracę archiwisty). Uwaga: w cenę wliczone są koszty zabezpieczenia zbioru poprzez digitalizację wypożyczonych jednostek dokumentacji.
- 1 roboczogodzina pracy archiwisty — 195,00 zł
- Opracowanie kwerend pracowniczych:
- 443,09 zł – do 1 roku
- 517,89 zł – do 3 lat
- 890,25 zł – do 7 lat
- 1000,00 zł – do 10 lat
- 1073,18 zł — powyżej 10 lat
- Kserokopia dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych i płacowych:
- 223,58 zł – do 1 roku
- 443,09 zł – do 3 lat
- 475,61 zł – do 7 lat
- 551,22 zł – powyżej 7 lat
- Opracowanie dokumentacji udowadniającej wykonywanie pracy w szczególnych warunkach na podstawie dokumentów znajdujących się w aktach osobowych i płacowych:
- 243,91 zł – do roku
- 394,31 zł – do 3 lat
- 568,30 zł – do 7 lat
- 686,99 zł – powyżej 7 lat
- Dodatkowa usługa ekspresowa do 14 dni Opracowanie dokumentacji pracowniczej:
- 162,60 zł – do 1 roku
- 243,91 zł – do 3 lat
- 284,56 zł – do 7 lat
- 325,21 zł – powyżej 7 lat
- Kserokopie całości dokumentów znajdujących się w aktach medycznych potwierdzone za zgodność z oryginałem — 223,58 zł
- Udostępnianie dokumentacji na potrzeby Sądu i innych jednostek administracji państwowej wraz z zabezpieczeniem zbioru. Podstawa Prawna: KPC art. 251 zdanie 2. — 200,00 zł -1 jednostka akt + roboczogodzina pracy archiwisty
Uwaga:
- Strony dokumentacji większej niż A4 są przeliczane na format A4 np. A3 = 2xA4
- Dokumentacja formatu mniejszego niż A4 liczona jest jako strona A4 np. A5 = A4
- Wszystkie ceny podane w cenniku są cenami netto (stawka vat 23%)
- W przypadku gdy Archiwum-Digitalizacja TERRA Sp. z o. o. nie może zrealizować zlecenia w zakresie opracowania dokumentacji ze względu na braki lub zły stan zasobu archiwalnego nie wynikający z winy archiwum następuje zwrot pobranych od klienta środków finansowych umniejszony o opłatę manipulacyjną w wysokości 25% od kwoty opłaty uiszczonej przez klienta.