REGULAMIN

świadczenia usług

Archiwum- Digitalizacja TERRA Sp. z o. o. 

• 1

1. Miejscem świadczenia Usług jest siedziba firmy
2. Usługi świadczone są od poniedziałku do czwartku w godz. od 9.00 do godz. 15.00 z wyłączeniem dniu ustawowo wolnych od pracy.

• 2

Zakres świadczonych usług

1. Archiwizacja dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej

1. Porządkowanie – zakres usługi porządkowania obejmuje następujące czynności uzgodnione i przeanalizowane przez przedstawicieli TERRA i klienta, uzależnione od stanu dokumentów ich kategorii archiwalnej oraz specyficznych wymagań

• kompletowanie luźnych dokumentów
• kontrolę zawartości pojemników/teczek/
• kontrolę opisu teczek
• wymianę zniszczonych teczek na nowe
• zszycie dokumentów
• ułożenie teczek we właściwej kolejności
• opracowanie spisu akt
• naniesienie na teczki sygnatury archiwalnej

1.2 Przechowywanie – zakres usługi przechowywania obejmuje następujące czynności

• wizyta w siedzibie klienta w celu wybrania sposobu katalogowania oraz uzgodnienia szczegółów technicznych
• spakowanie dokumentacji w pojemniki kartonowe i sporządzenie listy pojemników
• przewiezienie zapełnionych pojemników do siedziby TERRA Sp. z o. o.
• zaprowadzenie ewidencji w systemie komputerowym i oznaczenie pojemników
• umieszczenie pojemników na specjalistycznych regałach
• zapewnienie odpowiednich warunków /wilgotność, temperatura, bezpieczeństwo/
• udostępnianie dokumentacji klientowi
• niszczenie po upływie okresu przechowywania

1.3 Niszczenie – dokumentacja niszczona jest w siedzibie TERRA Sp. z o. o. na poziomie III C klasy tajności zgodnie z normą DIN 66399 z zachowaniem Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

• oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)

Zakres usługi niszczenia dokumentacji obejmuje dokumenty przechowywane w Archiwum TERRA Sp. z o. o. po upływie okresu ich przechowywania lub też może stanowić usługę polegającą na:

• czyszczeniu dokumentów z materiałów obcych nie będących papierem
• pakowanie w bardzo mocne worki
• transport od klienta do miejsca niszczenia dokumentacji
• niszczenie dokumentów
• niszczenie cyfrowych nośników danych (dyski twarde, Płyty CD, DVD, dyskietki)
• sporządzenie protokołu i certyfikatu niszczenia dokumentów i nośników danych
• możliwość nadzoru przez pracowników klienta procesu niszczenia

1.4 Digitalizacja – usługa ta zapewnia otrzymanie obrazów dokumentacji w dowolnych formatach oraz zapisanie ich na nośniku CD, DVD , twardy dysk

• szybkie i dobre jakościowo skanowanie
• przechowywanie danych w oszczędny sposób
• łatwy szybki dostęp do informacji

• 2

Zasady przejmowania dokumentów na przechowywanie, jej ewidencjonowania i przechowywania 

1. Przetransportowanie całości zbioru archiwalnego w stanie niepogorszonym do miejsca składowania przed dokonaniem archiwizacji
2. Dokonanie archiwizacji, porządkowania, konserwacji całego zasobu aktowego w tym 

• akta kategorii „A” – dokonywanie ekspertyz w porozumieniu z Archiwum Państwowym wg zachodzących potrzeb
• akta kategorii „B” – zawierające dokumentację pracowniczą sporządzeniu spisu zdawczo – odbiorczego zasobu aktowego

1.3 Porządkowanie całego zbioru po przekazaniu oraz uzyskaniu zezwolenia archiwum Państwowego na brakowanie akt jeżeli zbór będzie tego wymagał.

Zakres dokonywanych przez wykonawcę prac archiwizacyjnych obejmuje w szczególności:

• klasyfikacje dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych
• systematyzacje akt wg komórek organizacyjnych
• ich klasyfikacje w układzie rzeczowym
• formowanie jednostek archiwalnych oraz weryfikowanie i uzupełnianie ich opisu
• opracowanie środków ewidencyjnych, odrębnie dla materiałów archiwalnych (kategoria A) i nie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)
• wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania i uzyskaniem potwierdzenia zniszczenia 

1.4 Wykonywanie innych prac określonych Zarządzeniem Naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych

• bieżąca konserwacja zbioru
• szczególne zabezpieczenie zbioru na życzenie klienta
• ułożenie całego zbioru we wskazanym przez zamawiającego miejscu, o ile jest to miejsce inne niż Archiwum TERRA Sp. z o. o.

• 3

Ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi: miejsce świadczenia usług, tryb przyjmowania interesantów, sposób i termin udostępniania dokumentacji

1. Archiwum-Digitalizacja TERRA Sp. z o. o. zwane dalej Archiwum, udostępnia dokumentację niearchiwalną, której jest przechowawcą .
2. Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej z zasobu Archiwum może odbywać się bezpośrednio na miejscu lub korespondencyjnie.
3. W przypadku udostępniania dokumentacji na miejscu można z niej skorzystać oraz uzyskać na jej podstawie odpisy i kopie.
4. Korespondencyjne udostępnianie dokumentacji odbywa się jedynie poprzez wydawanie odpisów i kopii.
5. Dokumentacja niearchiwalne udostępniana jest na miejscu w godzinach pracy Archiwum.
6. Z bezpośredniego udostępniania dokumentów mogą korzystać osoby fizyczne działające we własnym imieniu lub będące upoważnionymi pełnomocnikami podmiotów zainteresowanych.
7. Podmiot, który nie jest osobą fizyczną , chcąc korzystać ze zborów Archiwum, powinien wskazać swojego przedstawiciela – osobę fizyczną, którą upoważnia do korzystania z dokumentów.
8.  Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępniane są wyłącznie osobom, których dokumentacja dotyczy, oraz organom emerytalno-rentowym, a także uprawnionym organom administracji państwowej i organom wymiaru sprawiedliwości w przypadkach przewidzianych prawem.
9. Każda osoba, która zamierza korzystać z dokumentacji niearchiwalnej z zasobu Archiwum , składa wniosek, w którym zobowiązana jest wskazać:

• interes prawny do korzystania z dokumentacji
• cel wykorzystania dokumentacji
• zakres potrzebnych materiałów

Podane we wniosku dane są wykorzystywane tylko w zakresie niezbędnym do zarządzania udostępnianiem dokumentacji, na poziomie III C klasy tajności zgodnie z normą DIN 66399 z zachowaniem Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)

1. Archiwum zastrzega sobie prawo odmowy udostępniania dokumentacji w przypadku braku interesu prawnego osób zainteresowanych.

Udostępnianie dokumentacji może zostać również ograniczone w przypadku, gdy przepisy prawa chronią wybrane kategorie informacji.

1. Dokumentacja udostępniania jest na podstawie zamówienie (rewersu). Zamówienie wypełnia się osobno dla każdej jednostki dokumentacji niearchiwalnej.

• udostępnianiu podlega jedynie dokumentacja zewidencjonowana
• użytkownik może jednorazowo otrzymać maksymalnie 5 jednostek dokumentacji niearchiwalnej
• zamówienia realizowane są w terminie 40 dni roboczych. W przypadku gdy zamówione dokumenty wymagają dodatkowego przygotowania mogą być realizowane w późniejszym terminie zależnym od prac przygotowawczych.Po zawiadomieniu telefonicznym lub pisemnym klienta.
• zamówienia realizowane mogą być w trybie ekspresowym tj. do 14 dni roboczych po uiszczeniu dodatkowej opłaty przez klienta zgodnej z cennikiem
• istnieje możliwość przesyłania pocztą, faksem, lub e-mailem wcześniejszego zamówienia na udostępnianie akt z podaniem terminu korzystania z nich.
• po zapoznaniu się z dokumentami korzystający zwraca je pracownikowi archiwum

1. Użytkownik korzystający z dokumentów w ramach złożonego zamówienia, nie może ingerować w jej układ i treść oraz zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek , uwag i znaków zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo

• wnoszenie pomocy ewidencyjnych jest zabronione
• podczas korzystania z dokumentacji nie wolno używać przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących i łatwopalnych).
• udostępnianie dokumentacji nie upoważnia do samodzielnego jej reprodukowania
• posługiwanie się własnymi urządzeniami kopiującymi jest dopuszczalne pod warunkiem uzyskania zgody pracownika Archiwum o ile archiwum nie jest w stanie zrealizować tej usługi, a użytkownik uzasadni potrzebę zastosowania określonej przezeń techniki kopiowania.
• użytkownik może otrzymać kserokopie dokumentów na podstawie pisemnego zamówienia

1. Byłym pracownikom jednostek, których dokumentacja została złożona w archiwum wydawane są odpisy i kopie dokumentów wyłącznie na podstawie złożonego pisemnego wniosku.

• odpisy i kopie dokumentów, są wydawane w terminie 40 dni roboczych. W przypadku gdy zamówione dokumenty wymagają dodatkowego przygotowania mogą być realizowane w późniejszym terminie zależnym od prac przygotowawczych. Po zawiadomieniu telefonicznym lub pisemnym klienta.
• zamówienia realizowane mogą być w trybie ekspresowym tj. 14 dni

1. Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora, który złożył w archiwum dokumentację likwidowanej jednostki, oryginały żądanej dokumentacji mogą być wydane poza Archiwum. Wniosek powinien zawierać zobowiązanie zwrotu dokumentacji po jej wykorzystaniu w terminie nie przekraczającym daty ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego.
2. Wgląd do systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych mają tylko uprawnieni pracownicy Archiwum-Digitalizacja TERRA Sp. z o. o.
3. Każdy pracownik upoważniony do obsługi systemu informatycznego przetwarzającego dane osobowe otrzymuje swój indywidualny login i hasło.
4. W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy pracownika upoważnionego do obsługi systemu informatycznego przetwarzającego dane osobowe, wszelkie uprawnienia do dostępu do systemu informatycznego są blokowane.
5. Zarówno Pracownicy Archiwum jak i interesanci wykonujący swoje zadania na terenie i sprzęcie komputerowym należącym do Archiwum są zobowiązani do zachowania tak zwanej zasady „czystego biurka i czystego ekranu” to znaczy: 

• iż po skończonej pracy są oni zobowiązani do posprzątania swojego stanowiska pracy i złożenia dokumentacji, na której pracowali do zamykanych szafek. W przypadku 
• w przypadku przerwania pracy na sprzęcie komputerowym w trakcie jej trwania wygaszenie ekranu musi nastąpić w czasie nie dłuższym niż 1min. Ponowne uruchomienie sprzętu komputerowego musi być zainicjowane poprzez ponowne logowanie.

1. Wszelkie nowe systemy informatyczne instalowane na sprzęcie komputerowym należącym do Archiwum muszą zostać przetestowana i środowisku testowym nie zależnym od sieci i systemu, w którym funkcjonuje firma

• 4

Ogólne zasady zbywania sprzętu elektronicznego 

1. Firma Archiwum-Digitalizacja TERRA nie zajmuje się zbywaniem sprzętu komputerowego.
2. W przypadku sprzętu uszkodzonego system jeżeli to możliwe zostaje przywrócony do ustawień fabrycznych. Jeżeli nie ma możliwość powrotu do ustawień fabrycznych sprzęt komputerowy podlega likwidacji i złomowaniu po uprzednim usunięciu części mogących przechowywać i gromadzić dane(dyski twarde) następnie dyski twarde zostają zniszczone w sposób mechaniczny na poziome H3 zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)

• 5

Dodatkowe usługi opracowywania kwerend pracowniczych

1. Udowadnianie okresu zatrudnienia.

• na podstawie ksiąg ewidencji ksiąg pracowników zatrudnionych, zwolnionych itp.
• umów, pism znajdujących się w aktach osobowych
• świadectw pracy i ich weryfikacja

1. Obliczanie wysokości wynagrodzeń z dokumentów z zasobu archiwum lub dokumentów prywatnych dostarczonych przez klienta.

1. Obliczanie wysokości wynagrodzenia osób przebywających na eksporcie na podstawie analogii do pracowników zatrudnionych w tym samym zakładzie pracy w danym okresie w kraju.
2. Obliczanie wysokości wynagrodzenia osobom dla , których brak dokumentów płacowych na podstawie analogii do osób zatrudnionych na tym samym stanowisku w tym samym zakładzie pracy (metoda porównawcza)
3. Udowadnianie i zaświadczanie okresu pracy w szczególnych warunkach poprzez

• zakwalifikowanie pracy do właściwych przepisów i zarządzeń branżowych
• wyszukiwanie dokumentów potwierdzających pracę na stanowisku w szczególnych warunkach
• wyszukiwanie z zasobu dokumentów danego zakładu zarządzeń o kwalifikacji danego stanowiska pracy do I kategorii zatrudnienia. 

• 6

Wysokość opłat pobieranych za usługi 

1. Cennik usług archiwizacyjnych, dostępny w Archiwum, nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, lecz propozycję wyceny usługi świadczonej przez to Archiwum.

• 7

Procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentów

Brakowanie akt w trakcie prac archiwizacyjnych z uwagi na upłynięcie terminu przechowywania poddaje się procesowi zniszczenia z zachowaniem przypisanych prawem norm poprzez:

1. Wydzielenie wybrakowanych akt z zasobów.
2. Sporządzenie spisu akt wybrakowanych
3. Wystąpienie o zgodę na brakowanie do właściwego Archiwum Państwowego (dot. firm pod nadzorem Archiwum Państwowego)
4. Dokonanie fizycznej likwidacji akt na profesjonalnej niszczarce będącą własnością Archiwum TERRA Sp. z o. o., na życzenie w obecności zleceniodawcy
5. Wydanie certyfikatu zniszczenia akt

Niszczenie dokumentów i nośników danych (twarde dyski płyty CD, DVD, dyskietki. Dyski twarde) pomaga między innymi w:

1. Zabezpieczeniu poufnych i tajnych danych w tym informacji przed dostępem do nich osób nieuprawnionych.
2. Przestrzegać przepisy ustawy o odpadach (Dz. U. Nr 62 poz 628 z 2001 r.) i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz Ustawę o Ochronie Informacji Niejawnych (Dz. U. Nr11/199 poz.95)
3. chronienia własnych danych

• 8

Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z regulaminem i stosować się do zapisanych w nim paragrafów .

Cennik Tabela I

w zakresie akt osobowo-płacowych

Podstawa Prawna: Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. (Dz. U. 2005 nr 28, poz. 240).

Cennik Tabela II

w zakresie innych usług archiwum

Uwaga: 

• Strony dokumentacji większej niż A4 są przeliczane na format A4 np. A3 = 2xA4
• Dokumentacja formatu mniejszego niż A4 liczona jest jako strona A4 np. A5 = A4
• Wszystkie ceny podane w cenniku są cenami netto (stawka vat 23%) 
• W przypadku gdy Archiwum-Digitalizacja TERRA Sp. z o. o. nie może zrealizować zlecenia w zakresie opracowania dokumentacji ze względu na braki lub zły stan zasobu archiwalnego nie wynikający z winy archiwum następuje zwrot pobranych od klienta środków finansowych umniejszony o opłatę manipulacyjną w wysokości 25% od kwoty opłaty uiszczonej przez klienta.